Leistungsbereich: Bürotechnik und Lösungen
Thema: Datenschutz vs. Multifunktionsgerät und Drucker
„Achtung: Vermeiden Sie Datenschutz
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie drucken ein Dokument, evtl. ein vertrauliches, auf dem dezentral stehenden Multifunktionsgerät oder Drucker aus, auf dem Weg zum Gerät ein kurzes Gespräch im Büro gegenüber, schnell einen Kaffee aus der Küche mitgenommen und dann am Ausgabesystem auch noch warten müssen.
Klingt nicht wirklich unrealistisch, oder? In einer aktuellen Umfrage von Kyocera gab fast jeder Fünfte an, vertrauliche Dokumente, Vertragsentwürfe oder interne Korrespondenz von Kollegen im Ausgabefach des Multifunktionsgerät oder Drucker zu finden.
Am 25.05.2018 tritt die EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Spätestens ab dann ist jedes Unternehmen für den Schutz der Daten verantwortlich und kann mit empfindlichen Strafen belegt werden, falls es dieser Pflicht nicht ausreichend nachkommt.
Eine Vielzahl von möglichen Maßnahmen, wie z.B. Zugriffskontrolle, Zugangsbeschränkung, Authentisierungs-funktionen oder Dokumenten-verschlüsselung, finden Sie auf den Seiten des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Natürlich sind auch die Hersteller in der Pflicht und bieten eine ganze Reihe von Lösungen (zum Teil auch kostenpflichtig) an, die nun genutzt werden müssten. Zu nennen sind hier exemplarisch die Funktion „vertraulicher Druck“, Authentisierung mittels PIN oder Code-Karte, Einbau von Data Security Kits und Nutzung von Administrator-Tools.
Unsere Datenschutz-Spezialisten stehen Ihnen für eine erste Beratung oder eine “Vor Ort-Analyse“ gerne zur Verfügung. Auf Wunsch stellen wir Ihnen selbstverständlich den Kontakt zu zertifizierten externen Datenschutzbeauftragten her.
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